Anche per l’anno in corso, il 2024, ritorna per le aziende l’appuntamento con la circolarizzazione, che è in sostanza una conferma esterna rispetto ad alcuni dati in mano al revisore contabile. Quando parliamo di rassegna contabile in un business sappiamo infatti che è necessario prendere in considerazione una serie di operazioni mirate a verificare le attestazioni finanziarie dell’impresa (di norma si tratta del bilancio d’esercizio e di quello consolidato) per quanto concerne la loro integrità, precisione e validità. Il verificatore cerca, fondamentalmente, possibili errori o incongruenze nelle voci finanziarie (nonché nel sistema di supervisione aziendale) e formula una sua valutazione globale a riguardo. Vediamo dunque quali sono gli elementi da prendere in considerazione e se, eventualmente, ci dovessero essere degli elementi di novità rispetto al passato.
Approfondimenti
Indice contenuti
Cos’è la circolarizzazione
Il periodo precedente alla chiusura dell’esercizio è caratterizzato dalla programmazione della procedura di verifica esterna da parte del Revisore legale, che è per l’appunto conosciuta come circolarizzazione. La richiesta di conferma esterna implica una dettagliata verifica dei saldi contabili del bilancio attraverso la conferma ottenuta da fonti esterne indipendenti dall’azienda. Si tratta di una delicata fase che comporta una stretta collaborazione tra il Revisore e l’azienda per diversi mesi durante l’anno, e che permette di acquisire informazioni fondamentali per verificare varie affermazioni di bilancio. La procedura è regolamentata dal Principio di Revisione Internazionale ISA Italia n. 505, conosciuto come “Conferme esterne”. Come riporta a proposito il Ministero delle Finanze, tale principio include il fatto che:
- Gli elementi probativi sono pià attendibili quando sono acquisiti da fonti esterne all’azienda;
- Gli elementi probativi acquisiti direttamente dal revisore sono più attendibili di quelli acquisiti indirettamente o per deduzione;
- Gli elementi probativi sono più attendibili ove esistano in forma documentale, sia essa cartacea, elettronica, o in altro formato
La procedura, solitamente, interessa i seguenti soggetti:
- Clienti
- Fornitori
- Banche e altri intermediari
- Custodi di beni dell’azienda
- Società di leasing
- Compagnie assicurative
- Agenti
- Consulenti legali
- Consulenti fiscali
- Altri consulenti
Come funziona la circolarizzazione
Per quanto riguarda il 2024 non sono state confermate, al momento, particolari novità rispetto alle modalità di funzionamento della procedura, che si sviluppa seguendo quattro step:
- La selezione di tutti i soggetti da circolarizzare;
- La preparazione delle lettere di conferma esterna;
- L’invio delle suddette lettere ai soggetti selezionati;
- L’analisi e l’archiviazione delle risposte.
Per quanto riguarda il primo punto, a seconda della complessità dell’azienda presa in esame ci potranno essere vari soggetti da circolarizzare. Sarà poi il momento di identificare le posizioni specifiche da circolarizzare: in questa situazione, il Professionista potrà fare ricorso a un approccio di selezione basato sul giudizio personale oppure a metodologie di campionamento (come ad esempio il Metodo di Campionamento per Unità Monetaria (anche chiamato MUM) o il Metodo di Campionamento Stratificato). Quest’ultima opzione è frequentemente adottata quando si lavora con ampie popolazioni di individui, specialmente clienti, fornitori e intermediari.
Fatto ciò, il revisore potrà passare alla fase della preparazione delle lettere, che dovranno possedere alcune caratteristiche specifiche: sarà infatti obbligatorio scriverle su carta intestata della società e farle sottoscrivere dal legale rappresentante. All’interno delle comunicazioni sarà inoltre indicata la data entro la quale sarà necessario fornire una risposta e un paragrafo che specifichi l’uso esclusivo delle informazioni per la revisione legale del bilancio d’esercizio, con conservazione in archivi cartacei ed elettronici conformemente al Regolamento UE 2016/679 (GDPR).
Inoltre, nel caso in cui non dovesse ricevere alcuna risposta per una o più posizioni, il Revisore sarà tenuto a eseguire procedure alternative per verificare l’accuratezza dei saldi specifici riportati nei registri contabili della società.
Ricordiamo che questo tipo di processo, che di norma aiuta le autorità a identificare ed evitare frodi, viene solitamente pianificata nel periodo immeditamente antecedente alla chiusura dell’esercizio.
Fac siimile di una lettera di circolarizzazione
Si veda a questo punto qui di seguito un possibile fac simile di una lettera di circolarizzazione da inviare ai relativi soggetti interessati. Si tratta ovviamente di un esempio di base che potrà eventualmente essere modificato in base alle proprie esigenze.
(carta intestata della relativa società soggetta alla revisione legale )
(Luogo, data) Spett.le ………
(indirizzo)
Nome, cognome, indirizzo, numero di telefono, PEC
In relazione all’attività di revisione del nostro bilancio al 31 dicembre (anno di competenza), Vi preghiamo di comunicare direttamente al seguente indirizzo oppure tramite Pec del nostro revisore legale/ai nostri revisori legali):
e per conoscenza a noi (email, PEC), un estratto conto della nostra partita sui Vostri libri precisando il saldo a Voi risultante alla data del 31 dicembre (anno di competenza). Per Vostra comodità alleghiamo inoltre una busta affrancata indirizzata ai nostri revisori.
Il completamento della verifica da parte dei nostri revisori richiede che la Vostra risposta arrivi al (nome del soggetto/società) entro (data di consegna prevista)
Ai sensi del D.Lgs. n. 196/2003, Vi informiamo che i dati assunti dai nostri revisori (nome o Società), saranno utilizzati esclusivamente ai fini della revisione legale del nostro bilancio e saranno conservati a cura degli stessi in archivi cartacei ed elettronici nel rispetto delle misure di sicurezza previste dal suddetto decreto. Il conferimento dei dati è necessario per consentire ai revisori di verificare la correttezza e la rispondenza dei dati contabili forniti dalla scrivente società. Si rinvia all’articolo 7 del medesimo decreto per tutti i diritti spettanti all’interessato a propria tutela.
Nel ringraziarVi per la cortese collaborazione, Vi porgiamo cortesi saluti.
(Nome della Società)
