Non è certo un mistero per nessuno che in determinati momenti della nostra vita siamo costretti, ahinoi, a dover affrontare una montagna di fastidiosa burocrazia. Tra gli strumenti che ci possono aiutare a scalare questa ripida salita fatta di documenti c’è la Dichiarazione Sostitutiva di Atto Notorietà. Dimenticate dunque file interminabili e costi salati: questa è la vostra arma legale per dichiarare fatti, stati o qualità personali che non rientrano nelle semplici autocertificazioni, rendendo la vostra parola, nero su bianco, vincolante come un atto pubblico. Ecco tutto quello che dovete assolutamente sapere a riguardo!
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Cos’è (e cosa non è) la dichiarazione sostitutiva di atto notorietà
La Dichiarazione Sostitutiva di Atto Notorietà è un documento con cui un cittadino dichiara, sotto la propria responsabilità penale, stati, fatti o qualità personali che sono a sua diretta conoscenza e che non sono già attestati da registri o albi della Pubblica Amministrazione.
Detto in altre parole più semplici, con questa opzione si va a sostituire con una nostra dichiarazione scritta (e firmata) l’Atto Notorio, che altrimenti richiederebbe la presenza di un pubblico ufficiale (come un Notaio), di un Cancelliere di un Tribunale oppure di testimoni.
Cosa non è: la Dichiarazione di cui parliamo in questo articolo non va confusa con un atto con il quale si possano sostituire i certificati relativi al proprio stato (es. la data di nascita, la residenza, il titolo di studio). Per questi dati è sufficiente l’autocertificazione semplice (Art. 46 del DPR 445/2000).
Differenza con l’autocertificazione semplice (Art. 46 vs Art. 47 DPR 445/2000)
La distinzione è cruciale e si basa sul contenuto della dichiarazione. Vediamo le principali differenze in modo schematico.
| Tipo di dichiarazione | Riferimento normativo | Cosa attesta | Esempi di contenuto |
| Autocertificazione semplice | Art. 46 DPR 445/2000 | Fatti, stati, qualità certificabili dalla P.A. (già noti) | Nascita, residenza, stato civile, titolo di studio |
| Dichiarazione sostitutiva di atto notorietà | Art. 47 DPR 445/2000 | Fatti, stati, qualità a diretta conoscenza del dichiarante (sconosciuti alla P.A.) | Chi sono gli eredi, conformità di una copia, assenza di cariche. |
Quando usare la dichiarazione sostitutiva
La Dichiarazione Sostitutiva di Atto Notorietà (anche chiamata, per semplicità, con l’acronimo DSAN) trova applicazione in tutti quei casi in cui un ente (pubblico o privato, come le banche) richiede l’attestazione di fatti che non sono registrati in un albo o registro ufficiale, ma sono a diretta conoscenza dell’interessato. È l’opzione preferenziale per snellire procedimenti che un tempo richiedevano l’atto notorio.
Esempio 1: dichiarare gli eredi per sbloccare un conto corrente
Immaginiamo uno scenario abbastanza comune, quello in cui un individuo con un ingente eredità viene a mancare e si rivela necessario dichiarare gli eredi per lo sblocco di un conto corrente. In caso di decesso del titolare di un conto corrente, la banca (o, in alternativa, Poste Italiane) richiede l’accertamento degli eredi per sbloccare le somme.
Qui, la persona che presenta la DSAN dichiara, sotto la propria responsabilità, chi sono tutti gli eredi legittimi o testamentari del defunto, specificando i dati anagrafici e i rispettivi rapporti di parentela. Il vantaggio è evidente: in questo caso viene meno l’obbligo di recarsi da un Notaio (o in Cancelleria) per redigere l‘atto notorio (che ha un costo e richiede spesso testimoni).
Esempio 2: dichiarare la conformità di una copia all’originale
Per presentare copie di documenti (diploma, carta d’identità, titoli di studio, ecc.) in sostituzione degli originali è possibile rendere una dichiarazione di conformità (art. 19 DPR 445/2000).
Tuttavia, occhio a non commettere una leggerezza che è piuttosto diffusa: non basta quasi mai la semplice dichiarazione firmata con copia del documento allegata. Nella pratica, infatti la stragrande maggioranza delle amministrazioni e degli enti richiede una delle seguenti modalità (in ordine di frequenza): solo in alcuni casi (e sono pochi) accettano la dichiarazione semplice + fotocopia fronte/retro del documento d’identità.
Guida pratica: come si fa e come scriverla
Per chi non è molto pratico, la PA e gli enti che accettano la DSAN mettono fortunatamente a nostra disposizione anche dei moduli precompilati che possono essere anche scaricati dal web con un semplice clic. Qui di seguito una breve guida alla compilazione.
Step 1: Intestazione e dati anagrafici del dichiarante
In questa fase, devi identificare te stesso (il dichiarante) e stabilire la tua residenza. Corrisponde alla parte iniziale del modulo. Ecco un esempio pratico:
- Io sottoscritto/a….;
- Nato a … il ….;
- Residente in … civico …
Step 2: La dichiarazione (es. “Dichiara, sotto la propria responsabilità, di essere erede…”)
Questa è la parte centrale, dove si esplica la dichiarazione specifica. In questo caso, si identifica il documento originale di cui si sta allegando la copia conforme. Ecco cosa bisogna inserire in questa sezione del modulo:
- Dichiaro che la copia allegata di tale documento…;
- è conforme all’originale rilasciato o conservato da questa Pubblica Amministrazione…
Step 3: La dicitura obbligatoria sulle sanzioni penali (Art. 76 DPR 445/2000)
La dicitura sulle sanzioni è già esplicitata all’inizio del modulo (“consapevole delle sanzioni penali nel caso di dichiarazioni non veritiere e falsità negli atti in base all’art. 76 del Dpr n. 445/2000”), quindi qui ci si concentra sulla formalizzazione e la firma del documento. Qui andranno anche indicata data e luogo della firma del documento, e infine la relativa firma autografa del soggetto.
L’autentica della firma: quando serve e quando è gratis
Non c’è necessità dell’autentica della firma per quanto riguarda una DSAN indirizzata a una Pubblica Amministrazione o ai Gestori di pubblici servizi, perlomeno in linea generale. È infatti sufficiente firmarla e allegare la fotocopia fronte-retro di un documento d’identità valido.
Ci sono però altre situazioni in cui l’autentica è obbligatoria, e sono le seguenti:
- Alla riscossione da parte di terzi di benefici economici (es. delegare la riscossione della pensione);
- A privati (es. banche, assicurazioni), ma solo se questi la richiedono espressamente.
Ricordiamo, in aggiunta, che l’autentica della firma è esente dall’imposta di bollo (attenzione solo ad eventuali diritti di segreteria minimi) quando la dichiarazione è destinata a Enti Pubblici. È invece soggetta all’imposta di bollo da €16,00 quando è destinata a privati (es. banche o assicurazioni), a meno che non sia prevista una specifica esenzione per legge.
Tabella di confronto: Atto Notorio vs Dichiarazione Sostitutiva
Facciamo a questo punto un sunto schematico di tutto quello che dovete sapere riguardo alla Dichiarazione Sostitutiva di Atto Notorietà.
| Caratteristica | Atto notorio | Dichiarazione sostitutiva di atto notorietà (DSAN) |
| Forma | Atto pubblico | Scrittura privata |
| Costo | Variabile (parcella Notaio o diritti di Cancelleria) più imposta di bollo | Gratuita (eccezion fatta per eventuali bolli per autentica a privati) |
| Testimoni | Obbligatori (di solito 2) | Non necessari |
| Chi la accetta | Tutti (ha il massimo valore legale) | Pubblica Amministrazione, Gestori di servizi, Privati (su accettazione) |
| Dove si fa | Notaio oppure dal Cancelliere del Tribunale | Privatamente (in ufficio, in casa, eccetera) |
| La base legale | Codice civile | Art. 47 DPR 445/2000 |
FAQ
La banca o la posta possono rifiutare la dichiarazione sostitutiva e pretendere l’atto notorio?
L’art. 49 DPR 445/2000 non si applica ai privati che non gestiscono pubblici servizi. Le banche e Poste Italiane, quando operano come soggetti privati (es. successioni, conti correnti del defunto), possono legittimamente rifiutare la DSAN e chiedere l’atto notorio o la dichiarazione giudiziale di successione.
Quanto costa l’autentica di firma in Comune?
Come anticipato, in linea molto generale, l’autentica per gli enti pubblici è esente da imposta di bollo (€0,00 di bollo), a cui si aggiungono solo i diritti di segreteria (solitamente €0,52). In parallelo, l’autentica per privati è soggetta a imposta di bollo da €16,00, a cui si aggiungono i diritti di segreteria (molto ridotti, solitamente intorno ai €0,52).
