Sempre più aziende stanno eliminando l’uso di Excel per gestire i task e i compiti all’interno dell’attività per sistemi di gestione ottimizzati, dove si possa gestire il flusso di lavoro in tempo reale. Oltre al sistema di cassa in Cloud di Teamsystem e ai software per la contabilità per la fatturazione e per rendicontare le spese, uno strumento molto utilizzato è Trello: come funziona? Il sistema è sia per desktop – collegandosi al sito ufficiale dello strumento online – che via app per inviare notifiche e comunicazioni da smartphone. In questa guida pratica vediamo a cosa serve questo strumento e cosa è in grado di offrire per la tua attività.
Approfondimenti
A cosa serve Trello
Trello è un sistema che funziona anche con la sincronizzazione avanzata. Infatti, i titolari possono creare un account gratuito e organizzare il flusso di lavoro all’interno dell’azienda. Per registrarti, vai su Ottieni Trello gratis in alto a destra e crea il tuo account con la procedura semplificata con il collegamento disponibile per:
- Gmail Google;
- Account Microsoft;
- Account Apple;
- Slack.
Puoi anche creare il tuo account inserendo il tuo indirizzo email (scelta preferita se non sei utente Gmail). Poi ricorda di confermare la tua registrazione cliccando sul link che riceverai via email. Ricollegandoti al sito potrai gestire il tuo spazio su Trello, che sarà visibile solo a chi inviti e nel ruolo che ritieni opportuno. Infatti, in base al ruolo che assegni all’interno della piattaforma alla persona che aggiungi a Trello, l’interessato avrà dei permessi per modificare. Per esempio, un dipendente potrà semplicemente indicare un compito come finito, mentre un dirigente potrà inserire gli incarichi e gli appuntamenti previsti per quel giorno.
Trello non serve per controllare le persone, ma per capire cosa è stato fatto, cosa no e cosa c’è da recuperare. Il sistema di Trello consente a tutti di vedere quali sono i compiti completati e quali no per consentire al resto del team di organizzarsi di conseguenza o per capire chi sta organizzando la riunione. Ricorda di informare la persona che aggiungi che conviene avere anche l’app in caso di comunicazioni o di notifiche mentre il dipendente non è al PC.
Cosa si può fare con Trello
Trello come funziona e cosa può fare? Oltre a gestire i ruoli e consentire di inserire dei compiti in un ambiente protetto, Trello consente di:
- aggiungere o togliere un collaboratore;
- dare delle indicazioni a un singolo collaboratore nelle note senza che gli altri dipendenti vedano quando è stato indicato;
- avere una lista completa dei task e di chi li deve portare a termine;
- gestire gli appuntamenti e le riunioni;
- integrare Trello a Google Drive e così allegare i documenti accanto alle task come file;
- attivare modalità di visualizzazione diverse in base agli obiettivi aziendali;
- e molto altro!
Infatti, le potenzialità di Trello sono tantissime e la piattaforma si presenta molto versatile anche nel piano gratuito. Quando i compiti vengono completati, si può anche inserire qualche emoticon particolare per festeggiare un risultato ottenuto insieme. Le reazioni e le scorciatoie di Trello sono utilissime per creare affiatamento all’interno del team e per dare a ognuno quello che serve per completare il lavoro nei tempi previsti.
Come funzionano i ruoli sull’app e sul sito
Trello come funziona sui permessi? I ruoli disponibili su Trello sono:
- Amministratore. È chi ha l’account senza limitazioni e ha creato l’account principale. Può fare qualsiasi cosa all’interno della piattaforma: gestire gli invii, modificare i task, inserire o eliminare un utente, impostare degli amministratori secondari, ecc.
- Amministratori secondari. Aggiunti dall’amministratore principale, hanno il ruolo di gestione dei task. Possono creare compiti e note e assegnarli ai dipendenti. Non possono mandar via un collaboratore o eliminare un indirizzo email collegato.
- Collaboratore. Usato anche dai dipendenti, questo tipo di utente può solo leggere le note, inviare dei commenti e definire se il task è completato o meno.
Se ne hai bisogno, puoi aggiungere dei Guest che possono vedere le modalità di lavoro e che hanno un accesso limitato alla piattaforma. Trello non consente a persone esterne che non inviti di vedere quello che succede e i collaboratori non possono invitare nel gruppo altre persone. Per questo è stata programmato un ruolo Guest per indicare un ospite. Sistemi simili a Trello al momento non sono tantissimi: molte aziende usano Skype, WhatsApp o Telegram per le comunicazioni e le mail per tutto il resto, ma diventa difficile coordinarsi.
Un’alternativa a Trello può essere Asana. Anche in questo caso è disponibile una piattaforma anche da Mobile sincronizzata al servizio online, c’è una gestione ottimizzata per ruoli e si può integrare il tutto con Google Drive e non solo. In ogni caso Trello funziona in modo semplice e non ha bisogno di tanto tempo per prenderci la mano: sentirai la differenza di clima in azienda nella gestione dei compiti dopo l’arrivo di questo importante strumento.
