La fatturazione elettronica è diventata obbligatoria anche per i forfettari dal 2024. Il passaggio dal cartaceo all’elettronico è quasi completato ma resta ancora la fattura di cortesia, ovvero la copia della fattura elettronica in formato cartaceo che si può inviare tramite pdf o stampare e inviare, a seconda delle richieste, al cliente.
Approfondimenti
La fattura di cortesia è un documento non fiscale che riporta i dati essenziali di una fattura elettronica e viene emessa dal fornitore al cliente per informarlo dell’avvenuta emissione della fattura elettronica stessa. Si tratta proprio della prova, in un certo senso, dell’emissione della fattura ma non solo. A volte, è utile per inviare il prospetto di quello che sarà in fattura elettronica al cliente ed informarlo in tempo e dare modo di modificarla prima di convertirla in fattura elettronica ed inviarla. La disciplina della fattura di cortesia è contenuta nell’articolo 2, comma 1, lettera e) del D.P.R. n. 633/1972 e nelle relative norme di attuazione.
Indice contenuto
Quando emettere la fattura di cortesia
Anche se si tratta di un documento non fiscale, in alcuni casi la fattura di cortesia può essere obbligatoria. La copia cortesia della fattura elettronica deve essere obbligatoriamente emessa nel caso in cui i consumatori finali siano dei privati senza partita Iva. La fattura di cortesia deve essere emessa entro il 15 del mese successivo a quello in cui si è svolta la transazione e deve contenere tutte le informazioni necessarie per la corretta registrazione ai fini fiscali. Secondo l’Agenzia delle Entrate, infatti, ai fini del controllo documentale, di cui all’articolo 36-ter D.P.R. 600/1973, la fattura di cortesia assume un valore analogo alla copia cartacea al consumatore sprovvisto di Iva.
La copia di cortesia è obbligatoria anche per le cessioni di beni con emissione del documento di trasporto (DDT) nei confronti di soggetti passivi IVA iscritti all’albo dei vettori. In questo caso, la fattura di cortesia deve accompagnare il DDT.
In tutti gli altri casi, l’emissione della fattura di cortesia è facoltativa. Tuttavia, può essere utile per il cliente per avere una copia immediata dei dati della transazione e per il fornitore per dimostrare l’avvenuto pagamento da parte del cliente.
Perché emettere la fattura di cortesia
Scaricare ed inviare la copia di cortesia della fattura può essere utile per vari aspetti. Sia per il cliente, in modo che abbia una copia immediata dei dati della transazione, in modo da poterla verificare e conservarla. Sia per chi emette la fattura, per dimostrare l’avvenuto pagamento ed essere più trasparente e avere e fornire una documentazione più completa.
Come emettere la fattura di cortesia
La fattura di cortesia può essere emessa in formato cartaceo o elettronico. Questa copia deve contenere i dati del fornitore e del cliente. Inoltre, è utile fornire anche i dati della transazione come la data di emissione, la descrizione dei beni, il prezzo e importo totale.
Il provvedimento n.89757 del 30 aprile 2018 dell’Agenzia delle Entrate, ha previsto che chi emette fattura a consumatori finali deve consegnare una copia informatica o analogica della fattura direttamente al cliente e comunicando che la fattura è a disposizione sul sito dell’ente. La consegna può essere fatta inviando al destinatario la copia della fattura di cortesia elettronica in formato xml per email oppure consegnando una copia analogica della fattura elettronica con tutte le informazioni.
Vantaggi della fattura di cortesia
Ci sono numerosi vantaggi nell’inviare la fattura cortesia della fatturazione elettronica, sia per il cliente che per il fornitore.
- Maggiore immediatezza e fruibilità: La copia di cortesia, sia in formato cartaceo che elettronico (PDF), è generalmente più semplice da consultare e comprendere rispetto alla fattura elettronica in formato XML. Questo perché la sua struttura è più intuitiva e i dati sono presentati in modo più chiaro e ordinato.
- Facilità di archiviazione: può essere facilmente archiviata cartacea o digitalmente, utilizzando semplici cartelle o software di gestione documentale. L’archiviazione della fattura elettronica, invece, richiede l’utilizzo di strumenti specifici e l’adozione di procedure conformi alle normative vigenti.
- Possibilità di annotazioni: La copia cartacea della fattura può essere annotata con note e appunti, facilitando la gestione amministrativa e contabile del cliente.
Anche per chi emette la fattura ci sono vantaggi nella fattura di cortesia:
- Minori costi di emissione: L’emissione della fattura di cortesia, soprattutto in formato elettronico, comporta generalmente costi inferiori rispetto alla fatturazione elettronica. Questo perché non richiede l’utilizzo del Sistema di Interscambio Telematico (SdI) e l’acquisto di software specifici.
- Maggiore flessibilità: può essere emessa anche in assenza di connessione internet, a differenza della fattura elettronica che richiede obbligatoriamente l’invio telematico al SdI.
- Possibilità di emissione offline: può essere emessa anche offline, salvandola poi in formato PDF e inviandola al cliente via email o consegnandola cartacea.
In ogni caso, per entrambe le parti la fattura di cortesia può contribuire ad evitare o a ridurre gli errori di compilazione e garantire così una maggiore trasparenza della transazione al cliente.
La copia della fattura ha lo scopo di agevolare la consultazione dei dati e la comunicazione tra le parti, ma non ha validità ai fini fiscali.
