Occorre immediatamente far luce sulla definizione, o meglio, su cos’è realmente la contabilità aziendale.
Approfondimenti
La contabilità aziendale rappresenta quel procedimento che annovera il complesso delle attività di raccolta e censimento cronologico di ciascun accadimento economico e finanziario di una società, azienda, impresa.
Cos’è la contabilità aziendale e il principio di verità
Tale iter ha come finalità quello di stendere, nel corso dell’anno, una serie di piccoli bilanci di riscontro e controllo e, entro il termine dell’arco amministrativo di riferimento, il rendiconto di esercizio, che comprende la documentazione contabile e le relazioni finanziarie che un’azienda deve mettere a disposizione a norma di legge allo scopo di prefiggersi il principio di verità, accertando in maniera evidente, veritiera ed esatta il contesto patrimoniale e finanziarie della medesima azienda.
Una importante distinzione va fatta tra contabilità ordinaria e contabilità semplificata, non mancano implicazioni nelle relative gestioni.
Contabilità ordinaria VS contabilità semplificata
La contabilità aziendale ordinaria può definirsi come la regolamentazione contabile obbligatoria per le società di capitali (SRL, SPA, SAPA e Società cooperative) come pure per qualsivoglia tipologia di impresa che vada oltre i margini di proventi qui segnalati: euro 500 mila per le realtà che abbiano per oggetto performance di servizi; euro 800 mila per le realtà che abbiano per oggetto altre attività.
Si presenta come maggiormente composita, complessa ed esosa, sebbene garantisca un migliore sguardo su ciascuna delle costituenti dell’impresa.
La contabilità semplificata andrebbe applicata, viceversa, a quelle società che presentano introiti al di sotto dei margini sopra menzionati e che, proprio in quest’ottica, hanno l’occasione di predisporre una documentazione agevolata, in cui si mostrano solamente spese e proventi, all’interno dei registri IVA.
Cos’è la contabilità aziendale: quali le verifiche?
Quando ci si riferisce alla gestione della contabilità, solitamente l’equivoco è dietro l’angolo, è frequente confondersi su cosa sia essenziale monitorare e, ancor di più, cosa occorra comprendere nella documentazione.
Come anticipato, la gestione della contabilità aziendale prende nota di ciascun accadimento economico e finanziario inerente la società in questione. Più nella fattispecie, allora, sarà necessario censire ogni entrata e ogni uscita, con il connesso saldo conclusivo.
Ogni entrata e ogni uscita, che l’azienda deve effettuare o incassare, va doverosamente censita e annotata. Una raccomandazione importante visto che in non poche occasioni diverse spese vengono tralasciate, sottovalutando i rischi.
Non è tutto, vi sarebbe anche un altro elemento da tenere d’occhio: errori frequenti sono connessi alle circostanze di limitata deducibilità o perfino complessiva indeducibilità. In questa prospettiva va considerato come alcuni elementi di spesa non siano totalmente deducibili, per espresso provvedimento fiscale o possano essere finanche totalmente indeducibili.
Nel momento in cui si proceda alla gestione della contabilità, come evidenziato in precedenza, gli elementi da monitorare sono molteplici: oltre all’ordine necessario per conti e versamenti, attenzione andrà posta anche ai movimenti dei flussi di cassa e ai pagamenti prossimi alla scadenza.
La gestione della contabilità
Un chiarimento iniziale: le metodologie e le tempistiche per la gestione della contabilità aziendale non si contano e ciascuna azienda dovrebbe ricercare la sua strategia vincente a seconda delle proprie determinate occorrenze. Ovviamente lo studio dei competitor e delle tendenze generali e attuali sarà fondamentale.
Un primo suggerimento potrebbe essere quello di gestire la propria contabilità aziendale impostando in modo preciso il programma dei conti, suddividendo e frazionando la realtà aziendale a seconda dei diversi parametri (si potrebbe sezionare per prodotti o per canali di vendita). Ognuna di queste sezioni (definite anche con l’espressione di centri di costo) racchiude i suoi particolari costi e proventi (sebbene alcuni possano essere collettivi e condivisi da tutti e, in questo senso, andranno ripartiti tra i differenti segmenti). Una tale ripartizione potrebbe rendere più agevole la definizione e l’analisi dell’andamento di ogni sezione, il suo rendimento nel corso del tempo e le potenziali complicazioni.
Cos’è la contabilità aziendale, suggerimenti
È fondamentale, e non solo vincolante, che ciascun elemento sia debitamente censito, questo seguendo l’esatto ordine cronologico e nell’area di spesa apposita. Altro dettaglio piuttosto essenziale sarebbe quello della tempistica e della regolarità nell’aggiornamento della propria contabilità.
Una verifica mensile delle spese avrebbe l’immenso beneficio di palesare per tempo possibili sviste nella contabilità, garantendo un intervento tempestivo e l’immediata correzione. D’altro canto, una cadenza così ravvicinata esigerà anche un impegno organizzativo maggiore.
Una potenziale alternativa, pertanto, sarebbe quella di muoversi con una verifica trimestrale (ossia 4 volte l’anno) o semestrale (2 volte l’anno). Del resto, più alta sarà la frequenza dei controlli, maggiore sarà la possibilità di intervenire per tempo su errori o di prendere decisioni operative.
Non mancano pro e contro. Nella prima fattispecie sarebbe auspicabile non far coincidere le verifiche con periodi lavorativi intensi o decisivi. Nella verifica semestrale si avrà lo svantaggio di un minor margine d’intervento su eventuali errori accumulatisi nel corso dei mesi. L’ultima possibile via da percorrere? Il monitorare continuo, a elevata frequenza, il quale garantisce interventi repentini, anzi, immediati sugli errori. Un’alternativa, nondimeno, passabile solamente in presenza di software automatizzato ad hoc capace di sincronizzare tutti i movimenti.
