La contabilità aziendale può sembrare complessa ai principianti, ma con un po ‘ di orientamento è possibile capire i concetti fondamentali e imparare ad applicarli correttamente. Del resto, rappresenta un elemento essenziale per l’esatto funzionamento delle aziende in Italia. Ecco una piccola guida alla contabilità aziendale per principianti , da cui possono prendere spunto tutti coloro i quali vogliano dedicarsi ad apprenderne le generalità.
Approfondimenti
Contabilità aziendale, aspetto cruciale
La cosiddetta contabilità aziendale è un aspetto a dir poco cruciale nella vita di un’impresa. Fornisce informazioni finanziarie accurate, facilita la pianificazione finanziaria, supporta la valutazione della performance, garantisce la conformità legale e fiscale e facilita la presa di decisioni informate nell’ambito degli investimenti e della gestione delle risorse aziendali. Senza una solida contabilità aziendale sarebbe estremamente difficile per un’azienda operare in modo efficace e sostenibile sul lungo periodo.
Il prendersi cura delle scritture contabili è azione vincolante per legge, con la finalità di monitorare i ricavi e le spese dell’azienda, e di compilare in tal modo il bilancio d’esercizio. Occhio anche alla figura del commercialista, tra i protagonisti della vicenda in questione.
Le scritture contabili vincolanti
Le scritture vincolanti per la contabilità di una società sarebbero quelle indispensabili per verificare correttamente i ricavi e le spese della medesima società, con lo scopo di poter effettuare una valutazione completa del patrimonio netto.
- Il Registro degli acquisti e delle vendite rappresenta il fascicolo che censisce ciascuno degli acquisti e delle vendite operate dall’impresa. L’elenco deve essere redatto prestando massima attenzione, designando il giorno dell’operazione, il nominativo del cliente o del fornitore, la cifra inerente l’operazione e la causale.
- Il Libro inventari, ancora, rappresenta quel documento in cui la società annoterà ciascun bene e tutta l’attrezzatura di proprietà. Questo registro è essenziale per il calcolo approssimativo del patrimonio netto della realtà aziendale, e richiede aggiornamento che sia costante e regolare.
- Il Libro giornale rappresenta il documento in cui sono segnalate tutte le attività contabili dell’azienda, ripartite per giorno e causale. Il Libro degli inventari, viceversa, deve racchiudere la descrizione approfondita di ciascun bene di proprietà dell’azienda, annoverando anche gli immobili, le attrezzature e i macchinari.
In conclusione, il Bilancio d’esercizio rappresenta il documento che riassume ciascun movimento contabile della società, evidenziandone il contenuto economico e finanziario. Tale registro deve essere compilato con dovuta cura, in modo da presentare una prospettiva chiara e particolareggiata della condizione generale dell’azienda.
Le scritture contabili facoltative
Non esistono solamente le cosiddette scritture contabili vincolanti, ma vi sono anche rendicontazioni facoltative, che la società può stabilire di redigere o meno.
Tra queste:
- il Libro degli effetti attivi e passivi, è un registro contabile utilizzato per registrare le operazioni relative agli effetti commerciali, questo libro consente di tenere traccia delle scadenze degli effetti, monitorare i flussi di cassa futuri e gestire gli impegni di pagamento e i diritti di incasso dell’azienda. Inoltre, fornisce un registro completo delle operazioni relative agli effetti commerciali, che può essere utilizzato per scopo di controllo interno, reporting finanziario e adempimenti fiscali.
Questo libro ha due sezioni principali:
Effetti passivi che, rappresentano un impegno di pagamento da parte dell’azienda. Ad esempio un’azienda acquista una merce a credito da un fornitore e emette una cambiale come promessa di pagamento, l’azienda registra così i dettagli dell’effetto nella sezione degli effetti passivi. Questo rappresenta l’impegno dell’azienda a effettuare e il pagamento quando giunge a scadenza
Effetti attivi invece rappresentano un diritto di pagamento nei confronti dell’azienda. Ad esempio, se un’azienda vende merci a credito a un cliente e riceve una cambiale come forma di pagamento. L’azienda registra i dettagli nella sezione attivi e questo determina il diritto dell’azienda a ricevere il pagamento alla data di scadenza.
- Registro delle immobilizzazioni contiene le movimentazioni delle immobilizzazioni materiali e delle immobilizzazioni immateriali. Le immobilizzazioni sono beni di lunga durata come terreni, macchinari ed edifici.
Infine, fornisce le informazioni importanti per la valutazione del patrimonio netto dell’azienda, la pianificazione degli investimenti, la gestione delle imposte e la conformità contabile.
- Registro delle provviste è un registro contabile utilizzato per tenere traccia della quantità e del valore delle provviste o delle merci detenute da un’azienda per l’utilizzo nella produzione e nella vendita.
Le provviste sono materiali o beni che vengono conservati dall’azienda per soddisfare le sue esigenze operative, come materie prime, componenti, materiali di consumo, prodotti semilavorati o finiti.
Inoltre, questo registro fornisce informazioni importanti per la gestione delle scorte, la pianificazione degli acquisti, la valutazione del costo dei prodotti e la conformità contabile.
- Libro delle fatture viene utilizzato per tenere traccia di tutte le transazioni di vendita, monitorare i flussi di cassa in entrata, verificare i pagamenti dei clienti e generare rapporti finanziari come il registro delle vendite, il bilancio e il rendiconto finanziario. Infine il registro delle fatture fornisce una documentazione accurata delle vendite effettuate dall’azienda, che è essenziale per la conformità contabile, l’adempimento delle normative fiscali e l’analisi delle prestazioni aziendale.
Una tale documentazione potrebbe essere funzionale per una amministrazione più produttiva dell’azienda, sebbene non sia obbligatoria per legge.
La figura del commercialista
Per redigere, compilare e archiviare in maniera esatta e precisa le proprie scritture contabili, diversi imprenditori scelgono di affidarsi alla competenza e alla preparazione di un commercialista.
Il celebre commercialista è un professionista che svolge l’attività di gestione delle scritture contabili, e di compilazione del bilancio d’esercizio. Grazie alla sua preparazione scientifica, il commercialista è capace di assicurare l’esattezza della documentazione contabile. Non è tutto, è anche in grado di offrire sostegno nell’ambito della pianificazione fiscale e nella stesura delle osservanze contabili e fiscali.
Per le realtà aziendali che non dispongano di specialisti interni riservati all’amministrazione delle scritture contabili, l’avvalersi di un commercialista potrebbe risultare essenziale per eludere ogni sorta di errore o inesattezza, scansando spiacevoli ammende fiscali.
Cos’è la contabilità aziendale e il principio di verità
Il procedimento della contabilità aziendale ha come principale scopo quello di redigere, nel corso dell’anno lavorativo, una serie di piccoli bilanci di raffronto e controllo e, entro il termine dell’arco amministrativo di riferimento, il rendiconto di esercizio, che annovera la documentazione contabile e le relazioni finanziarie che una qualsiasi società deve mettere a disposizione a norma di legge allo scopo di prefiggersi il principio di verità, accertando in maniera evidente, veritiera ed esatta lo scenario patrimoniale e finanziarie della medesima azienda.
Consigli per principianti
È importantissimo, oltre che vincolante, che ciascuna operazione sia debitamente annotata, attenendosi all’esatto ordine cronologico e nell’area di spesa consona. Attenzione dovrà essere prestata anche alle tempistiche e alla costanza nell’aggiornamento delle proprie scritture contabili.
Un riscontro mensile delle spese avrebbe l’inestimabile vantaggio di rilevare per tempo eventuali falle nella contabilità, permettendo un’azione istantanea e l’immediata correzione. Verifiche ravvicinate, altresì, esigeranno un maggiore sforzo in quanto a organizzazione e compiti.
Tra le alternative possibili quella di prediligere un accertamento trimestrale (ossia 4 volte l’anno) o semestrale (2 volte l’anno). D’altronde, più costante sarà la frequenza delle verifiche, maggiore sarà il margine di intervento al fine di eludere per tempo errori, prendendo decisioni funzionali.
Ovviamente si contano vantaggi e svantaggi. Nella prima circostanza sarebbe consigliato non far corrispondere i riscontri con congiunture lavorative intense o decisive. Nel controllo semestrale si avrà il deficit di un minor margine d’intervento su potenziali errori accumulatisi nel corso dei mesi.
Altre manovre? Il monitorare ininterrotto, a elevata frequenza, il quale dà garanzia di azioni repentine, lasciando poco spazio a eventuali errori. Una chance ipotizzabile qualora si abbia in dote un software automatizzato ad hoc in grado di sincronizzare ciascun movimento.
