Nel mondo aziendale, la scelta di un registered agent è cruciale perché questo tipo di figura può avere un impatto significativo sulla compliance aziendale e sul rapporto con le autorità statali. Vediamo dunque qui di seguito di che cosa si occupa esattamente questa figura negli Stati Uniti e come selezionare il più adatto per le esigenze della propria azienda.
Approfondimenti
Indice
I requisiti di un registered agent
I vantaggi di avere un registered agent
Come scegliere un registered agent
Che cos’è un registeted agent
Un registered agent è un individuo o un’organizzazione nominata per ricevere documenti legali e altre notifiche importanti a nome di un’azienda, spesso presso un indirizzo commerciale designato. Questi soggetti fungono da punto di contatto per le realtà commerciali, accettando tutti i loro documenti legali e la corrispondenza ufficiale e inoltrando i documenti al registered agent dell’azienda. I registered agent si assicurano anche di fornire tempestivamente avvisi su scadenze imminenti o azioni necessarie che l’azienda deve portare a termine. Il compito principale di un registered agent consiste è la gestione di documenti correlati alla legal compliance e di altri documenti significativi come per esempio la corrispondenza inviata dal Governo per un’azienda. Grazie a questa figura, ci si può assicurare che la propria azienda rimanga rispettosa delle normative statali e possa affrontare prontamente eventuali questioni legali che potrebbero sorgere in determinati casi delicati. Assumere un registered agent fornisce ai manager delle aziende un notevole risparmio di tempo. Ad esempio, consente di prendere ferie o tempo libero senza preoccuparsi di perdersi della corrispondenza importante e aiuta a evitare la necessità di setacciare la posta indesiderata, inclusi gli atti giudiziari. In generale, insomma, aiuta a gestire in maniera semplice e rapida tutte le scartoffie e la burocrazia in eccesso.
I requisiti di un registered agent
Un registered agent valido dovrebbe soddisfare alcuni specifici criteri. Prima di tutto dovrebbe avere almeno 18 anni, possedere un indirizzo fisico nello Stato di residenza e essere disponibile durante le normali ore lavorative. In genere, a un’azienda con qualunque ragione sociale non è consentito fungere da indirizzo dell’ufficio del proprio registered agent. Per il resto, i requisiti per i registered agent possono variare da Stato a Stato, essendo gli USA uno stato federale con diverse legislazioni locali.
I vantaggi di avere un registered agent
L’assunzione di registered agent offre numerosi vantaggi per la propria azienda. Questi vantaggi includono:
- Protezione della privacy: La protezione della privacy è garantita dal servizio di registered agent, poiché l’indirizzo commerciale dell’agente sostituisce il tuo indirizzo personale o aziendale per documenti ufficiali e corrispondenza. Ciò contribuisce a proteggere le informazioni sensibili evitando che diventino di dominio pubblico.
- Organizzazione: un servizio di registered agent contribuisce ad una miglior organizzazione della propria azienda, gestendo in modo efficiente la corrispondenza ufficiale e semplificando il flusso di documenti.
- Notifiche tempestive: le notifiche tempestive sono garantite dal servizio di registered agent, consentendo la consegna efficiente di documenti importanti. Questo evita ritardi causati dalla trasmissione fisica della posta, assicurando che l’azienda riceva informazioni cruciali in modo tempestivo.
- Gestione efficiente della posta ufficiale: il servizio di registered agent si occupa dell’efficiente gestione della posta ufficiale, garantendo che documenti e corrispondenza siano gestiti in modo professionale e conforme alle normative.
- Tariffa annuale conveniente: generalmente i servizi offerti non impattano granché sul bilancio aziendale.
L’impiego di un servizio di agente registrato aiuta la tua azienda a proteggere la privacy, poiché l’indirizzo commerciale dell’agente sostituisce il tuo indirizzo personale o aziendale per documenti ufficiali e corrispondenza. Ciò contribuire a impedire che le informazioni personali possano diventare di pubblico dominio.
Un altro beneficio offerto dai servizi di registered agent professionale è il servizio di consegna di documenti elettronici. Materiali sensibili possono essere inviati via email e posta, evitando ritardi causati dalla trasmissione fisica della posta. Ciò garantisce che l’azienda che ne fa uso riceva informazioni importanti in modo tempestivo, consentendole così di concentrarsi su altri aspetti del suo business.
I requisiti per gli agenti registrati possono variare in base allo Stato. La Virginia per esempio impone ad un numero limitati di individui di diventare registered agent. Solo avvocati con licenza, dirigenti o membri dell’azienda sono idonei per la registrazione. In Arizona, inoltre, non è necessario che i registered agent siano disponibili durante le normali ore lavorative: si tratta di una caratteristica peculiare rispetto ad altri Stati USA. Per conoscere ulteriori dettagli sui requisiti nel proprio stato, sarà sempre necessario contattare l’ente di registrazione delle imprese del proprio stato.
Come scegliere un registered agent
Le responsabilità del nostro registered agent non si limitano all’accettazione di cause legali e altri documenti a nome dell’azienda. L’agente è anche responsabile di consegnare tempestivamente alla realtà con cui collabora tutti i documenti del caso, nei tempi e nelle modalità concordate. Se il proprio agente trascura questo compito, l’azienda potrebbe perdere una causa per inadempienza o essere soggetta a sanzioni giudiziarie per aver ignorato una pendenza. Per questo motivo, è importante scegliere un agente affidabile con un storico solido per quanto riguarda la sua fornitura di servizi. Se l’azienda opera in più Stati, sarebbe meglio che assumesse un agente che possa agire come suo rappresentante in tutti quegli stati. Sempre meglio affidarsi a dei professionisti, in questi casi: il rischio di incorrere in multe salate può essere piuttosto elevato.
