I modelli Excel per turni di lavoro semplificano la vita in tantissime realtà aziendali, anche diverse tra di loro. Il programma realizzato da Microsoft è a oggi uno dei più diffusi per le aziende e anche uno dei più versatili, perché consente di modificare senza troppe conoscenze tecniche. Questo porta le aziende a non investire in strumenti più avanzati, ma è importante che com dirigente sai quando conviene usare Excel per il tuo lavoro e quando, invece, è meglio scegliere qualcosa di più potente per soddisfare le tue esigenze.
Approfondimenti
Per esempio, per creare una nota di credito prima della versione finale in fatturazione elettronica, oppure per questioni private come il calcolo del finanziamento di un’auto Excel rappresenta la soluzione migliore. Anche per gestire le piccole questioni organizzative in azienda con documenti che restano a uso interno da parte del team – quindi documentazione non necessaria per controlli fiscali, ma solo per tenere tutto in ordine – il programma di Office è perfetto, come nel caso della contabilità ordinaria. Vediamo allora come funzionano i modelli Excel per turni di lavoro in questa guida pratica.
Come fare turni su Excel
Il programma di calcolo consente a chi gestisce i turni all’interno di un’attività di:
- sapere chi c’è di turno;
- verificare a colpo d’occhio quali sono le persone presenti in quel turno, chi non c’è e chi sarà il personale di turno al cambio;
- modificare velocemente la situazione in caso di permesso;
- consentire agli impiegati di commentare in caso di esigenze ed evitare così riunioni continue;
- gestire tutti gli aspetti pratici dei turni (calcolo delle ore lavorate, oppure il conto degli stipendi in base ai turni di lavoro se hai altri file Excel che si possono collegare al modello per i turni di lavoro).
Così come per la verifica dello stato patrimoniale, oppure per la gestione dei flussi di cassa, l’obiettivo principale dei modelli Excel per turni di lavoro è fare chiarezza e offrire una gestione migliore del flusso di lavoro per raggiungere gli scopi dell’azienda.
Modelli Excel per turni di lavoro da copiare
Se persino chi ha la partita doppia trova un modello di Excel valido, anche tu puoi usare un foglio di Excel da copiare e riutilizzare per poter capire chi c’è di turno. Quale modello dovresti usare? Scegli pure quello che ritieni il top per la tua azienda: te ne offriamo ben 3. Il primo modello è perfetto se hai pochi dipendenti e se lavori solo per un turno. Ricorda di predisporre un foglio mensile e di inserire:
- Una colonna per la data. Per maggiore chiarezza, puoi selezionare la cella e poi scegliere Formato Cella dal menu che compare con il tasto destro. Troverai Data.
- Una seconda colonna per gli orari.
- Una terza colonna per i nomi dei dipendenti di turno.
- Una quarta colonna per identificare le settimane di lavoro.
Puoi aggiungere anche una quinta colonna che evidenzia le ore lavorate. In caso di permesso, ti basterà inserire un asterisco accanto al nome della persona che non c’è e accanto quella presente in sostituzione. Al mese successivo ti basterà creare una nuova scheda, rinominarla con il nome del mese e copiare le intestazioni del vecchio foglio su quello nuovo
Un secondo modello per pianificare i turni su Excel è su base mensile, valido quando le ore di lavoro sono fisse e non serve indicarle, a meno che qualcuno non lavori di più o di meno per motivi di straordinario. In questo caso, puoi scrivere solo le date che ti servono, fermo restando che le date non indicate mostrano i giorni liberi o dove non si è lavorato. Al posto della colonna Orari potrai inserire una colonna Note che – con sigle che indicherai in fondo al foglio – ti aiuteranno se qualcuno lavora un’ora di meno, è in permesso, ecc.
Infine, come terzo modello di proponiamo una soluzione per chi lavora su 2/3 turni. Ci sono due modi per farlo: o crei due fogli diversi, per esempio MESE-TURNO GIORNO e MESE-TURNO NOTTE, utile se sai che chi fa il turno non ha bisogno di sapere chi c’è dopo; oppure inserisci dei colori diversi sullo stesso foglio. Utilizzare un modello con orari può essere utile, ma dipende quali sono le informazioni necessarie, altrimenti il modello rischia di diventare lunghissimo e difficile da consultare se inserisci tutte le 24 ore per 30 giorni.
Come scegliere il modello giusto
Per scegliere il modello giusto devi conoscere bene la tua attività o quella per cui lavori. Un ristorante avrà bisogno di inserire due turni (pranzo e cena), ma non avrà bisogno di inserire su Excel tutte le 24 ore del giorno! Invece, un’attività sempre aperta, come quella di un’agenzia di idraulici, avrà bisogno di sapere sempre chi è di turno, ma al tecnico dipendente potrebbe non interessare quando il collega stacca o inizia il proprio turno. Alcuni lavori non sono organizzati per nome del dipendente, ma in squadre. In questi casi, ti consigliamo di prevedere una colonna Squadre per avere ben in chiaro chi c’è: può capitare che una persona all’interno della squadra sia in permesso, ferie o malattia e che serva inserire questa informazione. Una colonna Note è sempre utile se hai bisogno di indicare quale tipo di permesso è stato dato e poter così verificare se il dipendente chiede di nuovo di assentarsi.
