Prima nota cassa in Excel: semplifica la gestione della contabilità e scopri tutti i vantaggi dietro la compilazione di questo registro

Prima nota cassa in Excel: semplifica la gestione della contabilità con questo modello

Il Registro Prima Nota rappresenta un fascicolo che viene impiegato per censire i movimenti economici che hanno luogo quotidianamente per lo svolgersi di una qualunque attività commerciale.

Si tratta di un documento non obbligatorio e che non esige forme particolari, sebbene la sua importanza sia essenziale. Redigerlo con Excel propone vantaggi non indifferenti per la ripartizione delle diverse voci. 

Prima nota cassa Excel, per capirne di più

La prima nota, come anticipato, rappresenta un registro non obbligatorio che non esige alcuna forma determinata, dove sono segnalate in ordine cronologico le attività e i movimenti finanziari dell’impresa. Si tratta di un documento che registra le movimentazioni che organizzano, concludono ed esaminano le scritture complesse della contabilità di un’attività commerciale.

La prima nota rappresenta in più un registro di grande interesse: al suo interno sarà possibile avere la traccia amministrative degli eventi esterni. Sia un addetto ai lavori, sia una grande società potrebbe effettuare delle attività con denaro contante: versamenti percepiti e spese in contanti si sottraggono alla verifica dell’estratto conto bancario. È indispensabile di conseguenza un elenco che metta ordine tra i movimenti in denaro contante: prima nota cassa.

Quando redatto in maniera corretta si pone come un valido alleato per l’allestimento delle scritture contabili all’interno del libro giornale. La prima nota è una testo funzionale all’allestimento, disamina e completamento delle più composite scritture contabili. 

Prima nota cassa Excel, cos’è

Il registro prima nota di cassa rappresenta uno strumento contabile adoperato per catalogare e segnalare ciascuna delle transazioni in contanti eseguite da una società o da un professionista. Tale documento mette a disposizione un inventario sistematico delle entrate e delle uscite di denaro in maniera tale da verificare l’uso di fondi liquidi. 

Il registro prima nota di cassa si caratterizza per 

• colonne che comprendono il giorno della transazione, la causale della transazione (si pensi a vendita di beni o servizi, acquisti, prelievi, depositi), la cifra in entrata e quella in uscita, il saldo aggiornato in seguito all’operazione. 

Ciascuna transazione viene censita in ordine cronologico e contrassegnata progressivamente da un numero. Per di più, viene abitualmente inserito un saldo iniziale per riportare l’importo di capitale in principio a disposizione nel registro. Tutte le volte che viene eseguita una transazione in contanti, sarà riempita una riga nel registro con i dettagli attinenti di cui sopra. Affidarsi a un programma come Excel in questi casi potrebbe restituire vantaggi e benefici non indifferenti nella suddivisione delle voci e nel rendiconto generale. 

Il registro prima nota di cassa rappresenta un essenziale strumento di verifica finanziaria e contabile. Garantisce una supervisione sulle entrate e sulle uscite di denaro in maniera accurata, avendo una traccia complessiva delle attività finanziarie. È funzionale per l’amministrazione del budget, per la riconciliazione delle transazioni con le ricevute e per la messa a punto di relazioni finanziarie.

Ideato come strumento tradizionale e cartaceo, il registro prima nota di cassa negli ultimi anni va sempre più avvalendosi di sistemi e software informatici per amministrare e censire le attività di cassa in maniera più dinamica e automatizzata.

Prima nota cassa Excel, aspetto legislativo

Il registro prima nota prende la forma di un autentico report con legittimità giuridica e fiscale nei casi in cui sia correttamente numerato e bollato prima dell’utilizzo e racchiuda ciascuna delle operazioni di amministrazione di un’azienda. Questo è quanto atteso dalla Risoluzione del Ministero delle Finanze n. 9/101 del 09/08/1979.

Basandosi sull’articolo 24 del DPR n. 633/1972, il registro prima nota è indispensabile nelle circostanze in cui i commercianti al minuto siano sollevati dal vincolo di certificazione dei corrispettivi. Oppure nella fattispecie in cui abbiano il registro dei corrispettivi in un luogo differente rispetto a quello in cui ha luogo l’attività.

Prima nota cassa Excel, utilità

In qualsiasi società è buon uso monitorare le spese e i contanti serbati in cassa. Tali movimentazioni di denaro, per essere censite e incluse in bilancio, o in ogni caso per i soggetti in contabilità ordinaria, dovrebbero essere sintetizzate in un registro. In queste circostanze, del resto, lo stesso commercialista ne necessiterà per tracciare la contabilità. Per questo sarebbe opportuno recapitargli ciclicamente (mensilmente o trimestralmente) tale documentazione con le movimentazioni di cassa.

A seguire sono segnalati diversi fattori d’importanza inerenti il registro:

1. Transazioni tracciabili: Il registro prima nota di cassa permette di censire e tracciare in modo dettagliato ogni transazione in contanti. Questo garantisce una cospicua visibilità delle entrate e delle uscite di denaro, facilitando l’identificazione del principio delle transazioni e di carpire così eventuali difformità o errori.
2. Verifica finanziaria: Disporre di un registro esatto sulle transazioni di cassa agevola una verifica finanziaria più efficiente. È possibile tracciare il flusso di denaro, riconoscere potenziali irregolarità o frodi, e prendere accorgimenti tempestivi per moderare possibili problematiche di natura finanziaria.
3. Riconciliazione delle transazioni: Il registro prima nota di cassa mette a disposizione una base compatta per la riconciliazione delle transazioni di cassa. Concordando il confronto tra le registrazioni nel registro e le ricevute, le fatture o altra documentazione di sussidio, si potrà appurare come ciascuna transazione sia stata esattamente registrata e che non siano presenti discordanze.
4. Preparazione di relazioni finanziarie: Il registro prima nota di cassa si pone come una fonte di indicazioni eccellente per la preparazione di relazioni finanziarie. Gli elementi annotati nel registro possono tornare utili per realizzare report periodici, si pensi al rendiconto finanziario o al bilancio di cassa, che restituiscono una panoramica particolareggiata delle transazioni di cassa e della condizione finanziaria generale.
5. Congruenza fiscale: Il registro prima nota di cassa è fondamentale per la conformità fiscale. Le indicazioni censite nel registro sono essenziali per fissare l’imposta sul reddito e per presentare documentazione di supporto nelle circostanze di verifiche fiscali. Aver cura del proprio registro potrebbe contribuire a eludere complicazioni con le autorità fiscali e a provare la regolare amministrazione finanziaria.
6. Archiviazione dei dati: Il registro prima nota di cassa rappresenta metodologia di archiviazione delle indicazioni contabili. È basilare serbare il registro per la tempistica indicata dalle normative fiscali e contabili, in modo da poter effettuare l’accesso ai dati in futuro e comprovare la corrispondenza legale.