Quante ore si perdono ogni mese a stampare, firmare e archiviare mandati? Tra appuntamenti, scambi di e-mail, firme a mano, scansioni e corrieri, si stima che uno studio professionale possa risparmiare fino al 40% del tempo amministrativo adottando la firma elettronica.
Un cambiamento semplice ma decisivo può aumentare l’efficienza e offrire un’esperienza moderna e fluida ai clienti.
Cos’è un mandato professionale e perché deve essere firmato
Il mandato professionale è il documento che formalizza l’incarico tra un cliente e un professionista (avvocato, commercialista, consulente, architetto, ecc.). Serve a definire in modo chiaro gli obblighi, le responsabilità e il compenso pattuito, evitando ambiguità o contestazioni future.
Per avere pieno valore legale, il mandato deve essere sottoscritto da entrambe le parti. La forma scritta, oltre a tutelare le responsabilità reciproche, è spesso richiesta per adempiere a obblighi normativi e fiscali. Fino a pochi anni fa, questo significava carta, penna, firma fisica, ma oggi c’è un’alternativa molto più efficiente.
Tipi di firma elettronica, spiegati in parole semplici
Grazie al Regolamento eIDAS, le firme elettroniche sono legalmente riconosciute in tutta l’Unione Europea. Ne esistono tre tipologie, ognuna adatta a un diverso livello di rischio e importanza del documento.
Firma elettronica semplice (FES)
È la forma più basilare. Consiste in un clic di accettazione, spesso accompagnato da un codice OTP inviato via SMS o email. È sufficiente per documenti a basso rischio o che non richiedono una prova formale dell’identità del firmatario. Per esempio: conferme d’ordine o preventivi.
Firma elettronica avanzata (FEA)
Questa tipologia lega la firma a una persona specifica, utilizzando meccanismi di autenticazione e strumenti sicuri (come SPID, app dedicate o smart card). Garantisce l’integrità del documento e l’identificazione del firmatario. È ideale per mandati professionali, poiché combina sicurezza e facilità d’uso.
Firma elettronica qualificata (FEQ o “digitale”)
È la più robusta, equiparata legalmente alla firma autografa in tutta l’UE. Richiede un certificato digitale rilasciato da un ente certificato. Viene spesso usata per atti notarili, contratti ad alto valore economico o nei contesti dove la prova legale è cruciale. È la scelta giusta per documenti complessi o ad alto rischio.
Problemi del vecchio processo cartaceo
Affidarsi ancora alla firma a mano significa affrontare ogni giorno una lunga serie di ostacoli:
- Stampe e corrieri: bisogna stampare più copie, consegnarle fisicamente o inviarle via posta.
- Attese inutili: la firma richiede appuntamenti o invii multipli tra cliente e studio.
- Rischio di errori: firme mancanti, pagine scambiate, documenti non firmati in ogni punto.
- Smarrimenti: conservare documenti fisici comporta rischi di perdita o danneggiamento.
- Costi di archivio: gestire faldoni cartacei richiede spazio, tempo e attenzione normativa.
Tutto questo riduce l’efficienza dello studio, rallenta i flussi e mina la soddisfazione del cliente.
Cinque benefici immediati della firma elettronica per i mandati
Vediamo 5 benefici concreti nell’ambito della gestione mandato del professionale:
Velocità
Un mandato può essere firmato in meno di cinque minuti, anche da smartphone o tablet. Il professionista invia il documento in formato digitale, il cliente lo riceve, lo apre e lo firma ovunque si trovi.
Riduzione errori
La firma elettronica permette di impostare campi obbligatori e controlli automatici, che impediscono l’invio di moduli incompleti o mal compilati. Il margine di errore manuale si azzera.
Tracciabilità e sicurezza
Ogni firma è accompagnata da un audit trail, cioè un registro digitale che certifica data, ora, indirizzo IP e identità del firmatario. Questo rende il documento molto più sicuro e facilmente difendibile in caso di contestazione.
Comodità per il cliente
Non servono più stampe, scanner o appuntamenti in presenza. Il cliente può firmare da casa o dall’ufficio, in qualunque momento della giornata. Un plus che migliora la relazione e accelera la conclusione degli incarichi.
Archivio digitale
I documenti firmati vengono conservati in cloud in modo conforme alla normativa vigente (es. conservazione sostitutiva). Sono sempre reperibili, consultabili e al sicuro da danni fisici. Addio armadi pieni di carta.
Come scegliere e integrare la firma elettronica nello studio
Ecco una mini-guida operativa per passare in modo efficace alla gestione digitale dei mandati:
- Valuta il livello di rischio: se l’incarico è standard e ricorrente, può bastare una FEA. Per incarichi complessi, scegli una FEQ.
- Scegli un provider affidabile: opta per un fornitore che offra soluzioni certificate e compatibili con i tuoi flussi documentali.
- Integra la firma nel gestionale: molti software per studi professionali permettono l’invio e il monitoraggio dei mandati firmati in automatico.
- Forma il personale: coinvolgi segreteria e collaboratori nell’uso della piattaforma, per evitare colli di bottiglia operativi.
- Informa i clienti: comunica chiaramente che la firma elettronica ha pieno valore legale e migliora l’efficienza del servizio.
Adottare la firma digitale per i mandati professionali non è solo una scelta tecnologica: è un passo concreto verso una gestione più snella, sicura e moderna degli incarichi. Con meno carta, meno attese e più valore per tutti.
