Il controllo contabile a campione è un’indagine sulle aziende per vedere se rispettano i requisiti di legge e gli standard all’interno dell’attività aziendale (per esempio se si produce effettivamente quanto dichiarato). I controlli sono definiti a campione perché non ci sono delle prove di irregolarità, ma si vede solo come stanno andando le aziende in un determinato territorio oggetto dsi indagine. I controlli a campione sono una tutela per le aziende e le attività, ma può capitare che ci siano dei documenti interni e non della documentazione ufficiale al momento dei controlli a sorpresa. Cosa fare per evitare queste situazioni e le relative sanzioni?
Approfondimenti
Cos’è il controllo contabile a campione
Il controllo a campione è una procedura per verificare che tutto sia conforme alle normative, soprattutto quando si parla di una produzione. Infatti, alcuni prodotti per gli alimenti – il cibo, gli imballaggi, ecc. – devono seguire alcune normative per essere definiti sicuri e i campionamenti aiutano con queste verifiche. Quando il controllo a campione è contabile, si prendono in considerazione tutti i documenti relativi all’azienda per vedere se sono conformi alle normative: bolli, fatture, DDT, forniture, ecc. Per ulteriori verifiche possono essere richiesti documenti specifici e se non si ha la documentazione adeguata il rischio è di incorrere in multe o, peggio ancora, alla chiusura dell’attività per un certo periodo di tempo per ulteriori accertamenti.
Il controllo a campione può essere interno o esterno. È interno quando è l’azienda stessa o un consorzio di cui fa parte l’azienda a verificare che tutto sia in regola – come avviene nel caso dei consorzi di qualità – ed è, invece, esterno, quando ci sono degli enti terzi di controllo a procedere alle verifiche. I controlli esterni non arrivano per forza dalle autorità, ma possono arrivare anche da enti pubblici (province, Regioni, ecc.), oppure da enti di controllo europei per eventuali certificazioni. Il controllo a livello fiscale può accadere anche in seguito a indagini. Per esempio, se le Autorità stanno cercando del materiale con un marchio contraffatto, allora potrebbe anche pensare di effettuare un controllo a campione sulle aziende che distribuiscono per quel marchio per accertare ulteriori responsabilità o semplicemente capire cosa è successo.
A cosa serve
Come hai avuto già modo di vedere, il controllo contabile a campione serve a:
- identificare eventuali irregolarità;
- vedere se i processi di produzioni seguono le normative;
- verificare che la documentazione sia in regola;
- verificare se l’azienda paga tutte le tasse;
- se la documentazione è vera, oppure se nasconde dei reati.
Questo vale per le Autorità o per gli enti che si occupano di controlli esterni prima di fornire una certificazione o dei finanziamenti a fondo perduto. Perché un’azienda, invece, dovrebbe pensare a dei controlli interni a campione per la contabilità?
- Per evitare che le irregolarità siano evidenti alle Autorità. Se c’è un problema, si può risolvere prima che scattino le sanzioni.
- Per ottenere certificazioni e finanziamenti. In caso di domanda da presentare per ottenere dei prestiti a fondo perduto, è importante avere la documentazione a norma.
- Per offrire prodotti sicuri da immettere sul mercato ed evitare così cause legali da parte di eventuali persone danneggiate dal proprio prodotto perché realizzato senza il rispetto della normativa vigente in materia.
- Per migliorare la produttività e lavorare con un maggiore slancio. Il controllo consente di verificare se serve cambiare ragione sociale o se un’acquisizione o una fusione possono andare avanti senza ulteriori intoppi.
Il controllo fiscale non va mai programmato con precisione. Proprio come i controlli esterni, per essere efficace deve avvenire senza che lo sappiano i revisori fino all’inizio dei lavori di controllo. Così nessuno potrà correre ai ripari per conto proprio e i vertici aziendali potranno capire davvero cosa succede dietro le porte degli uffici.
Come prevenire e difendersi con il controllo
Come prevenire le irregolarità, soprattutto in caso di controlli a campione esterni? Come abbiamo visto, un controllo iniziale da parte dell’azienda evita incresciosi imprevisti che possono costare caro. Ci sono altri strumenti che le aziende possono sfruttare per evitare eventuali rischi. Gli errori sono umani, ma i danni poi si pagano.
- Utilizzare un controllo esterno. Molte aziende, soprattutto di medie dimensioni, hanno un reparto amministrativo per la contabilità. Avere anche uno studio esterno aiuta ad avere un doppio controllo su tutte le attività dell’azienda (che possono non essere poche) prima che qualche ente chieda conto di eventuali irregolarità.
- Verificare periodicamente il lavoro dei dipendenti con strumenti di sincronizzazione avanzata.
- Ricordarti di verificare direttamente le fatture atture e i documenti, anche se sei il titolare e hai delegato a terzi per alcuni compiti.
- Contattare un avvocato quando c’è il controllo di un ente esterno (non si sa mai).
Tenere le carte in regola ed effettuare dei controlli costanti tutela il tuo investimento e consente anche di vederci chiaro all’interno della tua azienda, senza per questo creare un ambiente difficile all’interno del luogo di lavoro.
