Il calcolo accantonamenti Excel è molto semplice e si può fare per il bilancio personale e per la contabilità aziendale. Così come ti abbiamo spiegato come calcolare lo stato patrimoniale della tua azienda, il business plan per realizzarla e il ritorno dei tuoi investimenti, oggi vediamo insieme come calcolare gli accantonamenti in Excel e quali sono i modi più semplici per gestire le cifre messe da parte accanto a note di credito, medie ponderate e rate per i prestiti legati ai mezzi aziendali.
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Cosa sono gli accantonamenti
Prima di procedere con il calcolo degli accantonamenti in Excel, è importante definire cosa sono gli accantonamenti e perché sono così importanti per la tua impresa. In contabilità un accantonamento è un processo dove si mette da parte del denarocosì hai la certezza di poter far fronte alle spese che si presenteranno per impegni futuri, oppure per gli imprevisti. Per questo si parla anche di conto accantonamenti, ovvero un conto dove arrivano gli importi di tutti gli accantonamenti e da dove andrai a pagare eventuali spese. Gli accantonamenti seguono la normativa all’art. 2424 bis, comma 3 del Codice Civile e si usano per coprire le perdite o dei debiti. In più, l’azienda è tenuta a inserire queste somme in bilancio prima di depositarlo. I fondi accantonati si possono usare anche come garanzia per eventuali prestiti o per inserire nuovi soci, o ancora per la manutenzione ordinaria e straordinaria dei macchinari produttivi e per iniziative pubblicitarie in genere.
Non puoi usare gli accantonamenti per pagare gli stipendi dei dipendenti, oppure per intervenire con le spese organizzative ordinarie, perché questi pagamenti si effettuano prima di accantonare le somme nel conto degli accantonamenti. Ricorda che l’azienda può mettere dei soldi da parte in vista di scadenze fiscali, oppure per assicurazioni che scattano per danni a terzi. Per esempio, la tua azienda può pensare di avere una somma da usare se arriva della merce difettosa al cliente (per risarcirlo), oppure in caso di danni procurati a terze persone durante il trasporto della merce. Come puoi vedere, i rischi per un’attività non mancano ed è importante sapere sempre quanto hai da parte nella tua azienda per non ritrovarti a pagare di tasca tua in caso di danni dell’azienda. Ecco come effettuare il calcolo!
Come calcolare gli accantonamenti in Excel
Proprio perché le somme accantonate cambiano nel corso del tempo, è importante avere a portata di mano i dati relativi agli accantonamenti. Una sola occhiata al conto accantonamenti non basta, perché l’istituto di credito dove si trova il conto può non aggiornare i dati in tempo reale, oppure ci sono state delle spese impreviste e ora è tempo di inserire nuovi fondi nel conto in caso di imprevisti. Per iniziare, apri un foglio di calcolo di Excel e inserisci nella colonna B, cella B1, la voce Accantonamenti. Nella colonna accanto C, alla cella C1, inserisci la voce Spese. Inserisci tutti i dati relativi ai fondi che hai inserito da accantonare di volta in volta nella colonna B, una sotto l’altra. Poi inserisci le spese nella colonna C, una sotto l’altra.
Infine, somma con la funzione =SOMMA tutti gli accantonamenti selezionando tutte le celle della colonna B tranne la cella d’intestazione e la cella dove si troverà il risultato. Fai lo stesso per le spese. In corrispondenza dei due risultati, alla colonna A, inserisci l’intestazione Totale. Nella colonna D, nella cella in corrispondenza dei due risultati, inserisci la formula:
= B12-C12
Dove B12 sarà la somma degli accantonamenti e C12 la somma delle spese sostenute. Se il risultato dovesse risultare con il segno meno, dovrai aggiungere la cifra riportata accanto al segno meno nel conto accantonamenti per riportarlo a zero.
Come gestire le cifre accantonate
Come puoi vedere, gestire le spese accantonate non è facile. Infatti, ci sono tantissime voci che possono incidere sugli accantonamenti e sulle spese. Per questo è importante rivolgersi sempre a un esperto e usare Excel solo per farsi un’idea di come sta andando il conto accantonamenti prima di verificare i singoli importi in entrata e in uscita. Infatti, le spese possono essere di diverso tipo e gli investimenti possono essere considerati una voce di spesa in un primo momento, finché non arrivano a dare un ritorno effettivo.
Per gestire questi aspetti della contabilità prima di portarli in amministrazione o da un esperto, ricorda di segnare tutte le entrate e tutte le uscite, indicando anche da dove arrivano le somme accantonate e le spese per avere una tracciabilità completa. Poi passa su Excel solo i dati per effettuare i calcoli e confrontarli con quanto è a disposizione sul conto accantonamenti. Queste operazioni non vanno fatte solo poco prima di presentare il bilancio, ma ogni mese, per capire in quali condizioni è la tua azienda e quanto è stato effettivamente accantonato.
I rischi principali dell’assenza di gestione sono opposti: da un lato potresti trovarti delle somme accantonate molto alte e non spendere per investire nella tua azienda (perdendo un vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza), mentre dall’altro potresti non accorgerti che stai accantonando troppo poco e ritrovarti a pagare eventuali spese impreviste. Per questo devi avere in azienda qualcuno che ti informi su cosa sta succedendo e devi avere una comunicazione costante dei soci. Ricorda che le somme accantonate si tolgono dai profitti dei singoli soci ed è importante capire quando è il caso di mettere da parte e quando, invece, è tempo di sbloccare dei fondi per il bene dell’azienda.
